Am 26. August 2026 trafen sich Lieferant:innen, das HCDP-Team sowie Vertreter:innen von osapiens/BYRD zur Deep-Dive-Session „Tipps & Tricks im HCDP“. Ziel der einstündigen Session war es, praktische Hilfestellungen für die tägliche Arbeit im Healthcare Content Data Portal zu vermitteln und häufig auftretende Fragen direkt im System zu beantworten. Im Fokus standen Datenqualität, Fehleranalyse, der Publikationsprozess sowie Import- und Exportfunktionen. Wer nicht live dabei sein konnte, findet hier die wichtigsten Inhalte im Überblick.
Datenqualität und KPIs im Blick behalten
Ein zentrales Thema war die Frage, wie sich die Qualität der eigenen Produktdaten einschätzen lässt. Die KPI-Bewertung im HCDP basiert auf der Vollständigkeit und Qualität der bereitgestellten Produktdaten und unterteilt Fehler in vier Schweregrade:
Minor Errors, Medium Errors, Major Errors and Critical Errors.
In einer Live-Demonstration wurde gezeigt, wie sich über die KPI-Dashboards betroffene Artikel aufrufen, fehlerhafte Datensätze direkt öffnen und Korrekturen unmittelbar im Artikel vornehmen lassen. Besonders häufig traten dabei folgende Fehlerbilder auf: fehlende ECLASS-Klassifikationen, fehlende GTINs, unvollständige Pflichtattribute sowie fehlerhafte Einheiten und Bezeichnungen. Wichtig für die Praxis: Änderungen müssen nach der Bearbeitung im Artikel gespeichert werden, damit sie wirksam werden.
Produktdaten pflegen – mehr als nur Attribute
Anhand eines Beispielartikels wurde der komplette Bearbeitungsweg gezeigt – vom Öffnen eines Datensatzes aus der Fehlerliste über die Ergänzung von Pflichtfeldern bis zur Aktualisierung von ECLASS-Codes und GTIN-Informationen. Darüber hinaus wurde deutlich, dass gute Produktdaten mehr sind als korrekte Attribute: Produktbilder, Dokumente wie Datenblätter, Produktlinks und Webshop-Links lassen sich ebenfalls im HCDP hinterlegen. Sie verbessern nicht nur die Datenqualität, sondern auch die Auffindbarkeit von Produkten und den Informationsgehalt für Kliniken und Einkaufsgemeinschaften.
Publikationsprozess verstehen
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Publikationslogik: Konforme Artikel werden automatisch veröffentlicht, sobald sie den Qualitätsanforderungen entsprechen. Die Teilnehmenden lernten, wo sich der aktuelle Publikationsstatus einsehen lässt, welche Gründe eine Veröffentlichung verhindern können und wie sich fehlerhafte Artikel wieder in einen publizierbaren Zustand bringen lassen. Die zentrale Botschaft: Nicht publizierte Artikel sind in den meisten Fällen auf Datenqualitätsprobleme zurückzuführen – ein Blick in die KPI-Übersicht lohnt sich also immer zuerst.
Import und Export für Massenkorrekturen nutzen
Für die Weiterverarbeitung größerer Datenmengen stehen die Exportformate Excel, JSON und XML zur Verfügung. Exporte eignen sich zur Analyse der Datenqualität, für Massenkorrekturen sowie zur Weiterverarbeitung in Fremdsystemen. Bestehende Daten lassen sich exportieren, extern bearbeiten und anschließend wieder importieren.
Die wichtigsten Fragen aus dem Chat
Neben der Live-Demo blieb Raum für zahlreiche Fragen. Eine Auswahl:
Können neue Artikel per Excel hochgeladen werden? Ja – über das GHX-Template lassen sich neue Artikel importieren, statt sie einzeln anzulegen.
Wo findet man das gezeigte Excel-Template? Auf der HCDP-Website unter hcdp.eu/formate-standards.
Gibt es weiterhin ein Limit für Excel-Importe? Ja, aktuell liegt die Grenze bei rund 4.000 Datensätzen pro Import. An einer technischen Lösung zur Erhöhung der Importkapazität wird gearbeitet.
Können Produktdaten auch per API eingespielt werden? Grundsätzlich möglich – Ansprechpartner für die Abstimmung der technischen Machbarkeit ist der jeweilige Pate der Einkaufsgesellschaft.
Gibt es ein Benutzerhandbuch? Ja, Dokumentationen und FAQs sind unter hcdp.eu/nuetzliche-dokumente-und-guides sowie hcdp.eu/fragen/?cat=faq verfügbar.
Wie werden virtuelle Bundles abgebildet? Anhand eines konkreten Beispiels wurde gezeigt, wie sich Produktzusammenstellungen bzw. Stücklisten als virtuelle Bundles anlegen lassen, wobei die zugehörigen Komponenten innerhalb der Struktur referenziert werden.
Fazit
Die Deep-Dive-Session hat gezeigt: Gute Produktdaten im HCDP sind kein Selbstzweck, sondern die Grundlage dafür, dass Artikel überhaupt publiziert werden und bei Kliniken sowie Einkaufsgemeinschaften ankommen. Wer die KPI-Dashboards regelmäßig im Blick behält, Pflichtattribute wie ECLASS-Codes und GTINs sauber pflegt und die Task-Funktion für Rückfragen nutzt, spart sich im Alltag viel manuelle Nacharbeit. Die Aufzeichnung, Folien sowie weiterführende Guides werden den Teilnehmenden im Anschluss zur Verfügung gestellt – bei Fragen steht das HCDP-Team jederzeit zur Verfügung.