Am 25. Juni 2026 fand in Ulm das HCDP Supplier Data Excellence Forum 2026 statt. Im Mittelpunkt des Workshops standen aktuelle Anforderungen an Produkt- und Stammdaten, die Weiterentwicklung des HCDP, die Auswirkungen von COVIN und ECLASS sowie die Frage, wie Datenqualität gemeinsam mit Lieferanten messbar, verständlich und nachhaltig verbessert werden kann.
Der Workshop richtete sich an ausgewählte, für das HCDP besonders relevante Lieferanten. Ziel war es, nicht nur über Anforderungen zu informieren, sondern gemeinsam mit den Teilnehmenden strukturelle Herausforderungen zu identifizieren, Optimierungsansätze zu diskutieren und konkrete nächste Schritte für eine effizientere Zusammenarbeit abzuleiten.
Warum Stammdatenqualität mehr ist als ein Datenthema
Ein zentraler Impuls kam aus der Perspektive des Klinikums Stuttgart. Dabei wurde deutlich: Stammdaten sind die Grundlage für Digitalisierung, Automatisierung und belastbare Auswertungen im klinischen Einkauf. Ohne aussagekräftige Stammdaten können weder effiziente Prozesse noch fundierte Entscheidungen entstehen. In den Unterlagen wurde dies mit der Aussage zugespitzt, dass Digitalisierung, Automatisierung und valide Auswertungen nur dann möglich sind, wenn die Stammdatenbasis stimmt.
Gleichzeitig wurde herausgearbeitet, dass der Begriff „Stammdaten“ je nach Stakeholder unterschiedlich verstanden wird. Kliniken, Einkaufsgemeinschaften, Lieferanten, Datenpools und Dienstleister blicken aus unterschiedlichen Perspektiven auf Datenqualität. Genau daraus entsteht ein Spannungsfeld: Was für den einen bereits ausreichend ist, kann für den nächsten Prozessschritt unvollständig, nicht nutzbar oder nicht eindeutig sein.
Der Workshop machte deutlich: Datenqualität darf nicht isoliert betrachtet werden. Sie wirkt entlang der gesamten Supply Chain — vom Hersteller über Lieferant und Großhandel, Einkauf, Lager, Wareneingang und Modulversorgung bis hin zur Patientendokumentation, Rückverfolgbarkeit, Abrechnung und Vigilanz. Bereits kleine Lücken oder Abweichungen können im weiteren Prozess zu manuellen Korrekturen, Mapping-Aufwänden, Bestandsfehlern, Rechnungsabweichungen oder Rückverfolgungslücken führen.
Gemeinsames Verständnis als Grundlage für bessere Prozesse
Ein wiederkehrendes Thema war die Frage: Was sind eigentlich gute Stammdaten?
Im Workshop wurde deutlich, dass es dafür einen gemeinsamen, messbaren und praxisnahen Standard braucht. Für die Industrie ist mit der HCDP-Initiative und dem COVIN-Regelwerk bereits ein messbarer Standard entstanden. Eine vergleichbare Orientierung wird auch für die klinische Nutzung benötigt.
Besonders wichtig ist dabei die Messbarkeit. Ohne Kennzahlen bleibt unklar, wo konkreter Optimierungsbedarf besteht. Deshalb wurde im Workshop die Notwendigkeit eines gemeinsamen Kennzahlensystems betont, das Handlungsfelder sichtbar macht und Vergleichbarkeit zwischen Industrie und Kliniken ermöglicht.
Auch die im Forum diskutierte KPI-Logik knüpfte daran an. Betrachtet wurden unter anderem KO-Fehler-Verteilungen, häufige Fehlercluster sowie Auswirkungen auf Klassifikation und Validierung. Damit wurde eine Brücke geschlagen zwischen abstrakten Anforderungen und konkreten Handlungsbedarfen im HCDP.
Validierung: Von Vollständigkeit über Aktualität bis Nutzbarkeit
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf den Validierungsgrundsätzen. Dabei wurde Datenqualität nicht nur als formale Vollständigkeit verstanden, sondern als Voraussetzung für funktionierende digitale Prozesse. Die fünf zentralen „R“ der Datenqualität: Das richtige Produkt in der richtigen Menge im richtigen Zustand am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt.
Damit werden Produktidentifikation, Verpackungseinheiten, Handhabung, Liefer- und Standortinformationen sowie Aktualität und Verfügbarkeit miteinander verknüpft.
Die Validierung im HCDP folgt dabei mehreren Pfeilern: vollständige Daten, korrekte Daten, aktuelle Daten, die Unterstützung von Branchenstandards und die Befähigung digitaler Supply Chains. Besonders relevant sind die Validierungsbereiche Beschaffung, Logistik und Klassifikation.
Sie beantworten zentrale Fragen:
Kann ein Produkt ordnungsgemäß beschafft werden?
Kann es korrekt angenommen, gelagert, transportiert und verbraucht werden?
Kann es nachvollzogen, verglichen und analysiert werden?
Im Workshop wurde auch erläutert, welche Bedeutung die unterschiedlichen Validierungslevel haben.
KO-Fehler verhindern, dass ein Datensatz das COVIN-Gate passiert. Fehler bzw. Warnungen schränken die Nutzbarkeit ein und sollten korrigiert werden. Hinweise zeigen Inkonsistenzen oder Verbesserungspotenzial auf, auch wenn die Daten formal akzeptabel sein können.
Damit wurde für die Lieferanten transparenter, was sich hinter Themen wie Aktualität, Validität und Vollständigkeit verbirgt — und warum bestimmte Fehlercluster unmittelbare Auswirkungen auf Veröffentlichung, Nutzbarkeit und Folgeprozesse haben.
COVIN 2.4: Änderungen frühzeitig verstehen und vorbereiten
Ein eigener Programmpunkt widmete sich dem Ausblick auf COVIN Release 2.4. Die Preview zeigte unter anderem geplante Anpassungen im Fehlerniveau einzelner Attribute. So sollen bestimmte Attribute auf KO-Fehler hochgestuft werden, darunter Chargenpflicht, Apothekenpflicht und die Kennzeichnung, ob eine Verpackungsstufe bestellfähig ist. Gleichzeitig soll die Bestellschrittweite bzw. Losgröße nicht mehr als KO-Fehler geführt werden, da das Orderable-Flag existiert.
Darüber hinaus wurden neue Attribute vorgestellt, unter anderem für virtuelle Bundles, Bundle-Inhalte, NUB-Fähigkeit, ZE-Fähigkeit und die Implantateregisterpflicht für Medizinprodukte der Risikoklasse 3. Auch neue bzw. angepasste Validierungen wurden thematisiert, beispielsweise zur logistischen Inhaltsmengenangabe, Barcodepflicht bei In-vitro-Diagnostika und Barcodepflicht für bestellbare Einheiten von Medizinprodukten der Risikoklassen 1, 2 und 3.
Die Umsetzung im HCDP ist für Januar 2027 vorgesehen. Sobald das Release COVIN 2.4 final freigegeben ist, werden die relevanten Änderungen sowie begleitende Webinar-Termine bekannt gegeben.
Barcode, GTIN und UDI: Datenqualität wird klinisch relevant
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf Barcodes, GTIN und UDI. Die Diskussion zeigte, dass diese Themen nicht nur regulatorische Pflichtfelder sind, sondern unmittelbare Bedeutung für klinische Prozesse haben.
UDI wurde im Workshop als System zur eindeutigen Identifikation von Medizinprodukten eingeordnet. Es handelt sich nicht um einen neuen Barcode, sondern um die Nutzung bestehender Standardcodes wie GTIN, PPN/PZN, HIBC oder ICCBBA-Nummern. Das UDI-System verbindet Produktkennzeichnung mit zentral verfügbaren Stammdaten und unterstützt damit Rückverfolgbarkeit, logistische Steuerung, sichere klinische Dokumentation, Patientensicherheit und optimierte Bestell- und Lieferprozesse.
Besonders deutlich wurde die Relevanz anhand von Produktrückrufen: Nur wenn Produktdaten, UDI-DI, UDI-PI, Chargennummer und Ablaufdatum sauber vorliegen und verarbeitet werden können, lassen sich betroffene Produkte schnell und zuverlässig identifizieren.
Für das HCDP ergibt sich daraus eine klare Konsequenz: Fehlende Barcodes, unvollständige Risikoklassen oder nicht harmonisierte Stammdaten werden von Kliniken zunehmend weniger toleriert. Gleichzeitig gibt es keinen aktiven Abgleich zwischen HCDP und EUDAMED, sodass die Qualität und Aktualität der im HCDP bereitgestellten Daten umso wichtiger bleibt.
Arbeitsgruppen: Herausforderungen sichtbar machen
Ein Highlight war die Arbeitsgruppe Validierung: Anhand von drei eigens vorbereiteten Testdateien mit steigendem Schwierigkeitsgrad – von offensichtlichen Pflichtfeld-Fehlern bis zu verschachtelten Regelverstößen über mehrere Zeilen hinweg – arbeiteten die Teilnehmenden live typische COVIN-Fehlerbilder durch und diskutierten, woran man sie im Tagesgeschäft erkennt. Der direkte Bezug zu echten Validierungsregeln statt abstrakter Theorie kam bei den Lieferanten gut an.
Weniger Komplexität, mehr gemeinsame Orientierung
Genau darauf zahlte das Forum ein. Es ging nicht darum, weitere Anforderungen isoliert nebeneinanderzustellen, sondern ein gemeinsames Verständnis zu schaffen: Welche Daten werden wirklich benötigt? Welche Validierungen sind kritisch? Welche Prozesse werden durch schlechte Daten belastet? Welche technischen oder prozessualen Optimierungen helfen Lieferanten und HCDP gleichermaßen?
Fazit
Das HCDP Supplier Data Excellence Forum 2026 hat gezeigt: Datenqualität entsteht nicht allein durch Regeln, Systeme oder Validierungen. Sie entsteht durch gemeinsames Verständnis, klare Verantwortlichkeiten und die Bereitschaft, Prozesse entlang der gesamten Versorgungskette gemeinsam zu verbessern.
Vielen Dank an unsere Teilnehmer für einen offen und sehr konstruktiven Austausch.